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Empfangsdienst und Sicherheitsdienst: zwei Aufgabenbereiche - mit anderen Anforderungen
Immer häufiger beobachten wir, dass viele Unternehmen ihren Empfangsbereich mit geschulten Sicherheitsmitarbeitern besetzen. Das Security Personal oder die Pförtner der Sicherheitsdienste übernehmen dann nicht nur die Zutrittskontrolle, sondern auch die Begrüßung und die Betreuung von Besuchern und Kunden. Dabei stellen insbesondere die oftmals langjährige Erfahrung im Dienstleistungsbereich und die kaufmännischen Fähigkeiten einer qualifizierten Empfangskraft den Mehrwert dar, von dem Unternehmen profitieren, wenn sie auf spezialisiertes Personal wie unseres setzen. Unternehmen müssen zunehmend dafür sensibilisiert werden, dass diese zwei spannenden Tätigkeitsfelder dennoch völlig unterschiedliche Anforderungen aufweisen. Wir erklären die Unterschiede.
Sicherheitsdienst am Welcome Desk? Wir empfehlen unseren Kunden mehr Spezialisierung
Ganz gleich, ob in einem guten Hotel, einem Dienstleistungsunternehmen oder einem Autohaus - mit einem „warm welcome“ vermitteln Unternehmen ihren Besuchern Professionalität, Kompetenz und Respekt. Schließlich ist es der erste Eindruck, der zählt, und der beste Eindruck, der bleibt. Unser Leitmotto lässt sich auf viele verschiedene Bereiche anwenden - und umschreibt dabei jedoch stets jenen Kundenservice, der den feinen Unterschied ausmacht. Den besten Eindruck können Unternehmen demnach immer dann vermitteln, wenn sie ihre Mitarbeiter entsprechend ihren Fähigkeiten genau in den Bereichen einsetzen, für die sie qualifiziert sind. Wir erklären die unterschiedlichen Anforderungen dieser Aufgabenbereiche.
Ein Ansatz, der bei vielen unserer Kunden ein Umdenken erfordert. Bei diesem Prozess agieren wir gerne als beratende und umsetzende Instanz. Denn mit unserem Outsourcing Service stellen wir sicher, dass der Empfang in Zeiten der Geschäftsöffnung stetig von geschulten Empfangsmitarbeitern besetzt ist, während der Sicherheitsdienst nur dann zum Einsatz kommt, wenn eine Überwachung durch Sicherheitsmitarbeiter gefordert ist. Die Benefits: Keine doppelten Kosten, sondern stattdessen eine hohe Serviceorientierung, die durch unsere qualifizierten Mitarbeiter den ganzen Tag über gewährleistet wird. Dass sich die Anforderungen an eine kompetente Empfangskraft maßgeblich von den Aufgaben eines Sicherheitsmitarbeiters unterscheiden, wissen wir durch jahrelange Branchenerfahrung schließlich nur zu gut.
Die feinen Unterschiede, die unseren Empfangsdienst ausmachen, sind zudem weitaus vielfältiger. Ein wesentlicher Vorteil ist insbesondere das Plus an Kompetenz, welches unsere Mitarbeiter auszeichnet. Unser Personal ist erfahren, zuverlässig und verfügt über einen hohen Qualitätsanspruch. Hinzu kommt, dass unsere Kunden ihre Flexibilität steigern, indem sie die Betreuung ihrer Welcome Area an unsere Service-Talente auslagern. Denn ganz gleich, ob krankheitsbedingte Ausfälle, Urlaubsvertretungen oder unbesetzte Positionen – mit unseren qualifizierten Empfangsmitarbeitern können Unternehmen jegliche Art von personellen Engpässen kurz- und langfristig ausgleichen und sparen dabei sowohl Zeit als auch Kosten. Schließlich übernehmen wir nicht nur die Personalauswahl, sondern auch die Einarbeitung und auf Wunsch die regelmäßige Schulung unserer Mitarbeiter und richten uns dabei stets nach den Anforderungen und Vorgaben unserer Kunden. Ein Service, der sich auszahlt- auf vielen Ebenen.
„Herzlich Willkommen“ statt „Hallo“ - die Feinheiten eines guten Empfangsdienstes
Im Empfangsbüro von Unternehmen kommt es oftmals nicht nur auf gute Umgangsformen an. Über diese verfügen übrigens auch die Mitarbeiter von Sicherheits– und Pförtnerdiensten - das steht außer Frage. Und doch haben sicherlich auch Sie es noch nie erlebt, dass Sie an der Rezeption eines guten Hotels von einem Sicherheitsmitarbeiter betreut wurden. Hinzu kommt, dass Security Personal mitunter eine abschreckende oder beunruhigende Wirkung auf Besucher haben können. Diese gilt es jedoch besonders am Welcome Desk unbedingt zu vermeiden. Aus diesem Grund ist es viel mehr der Service darüber hinaus, der bei Kunden und Gästen für ein Wohlfühlereignis sorgt und im Gedächtnis bleibt. Unsere Erfahrung zeigt zudem, dass sich ein exzellenter Kundendienst positiv auf das Gesamtimage eines Unternehmens auswirkt.
Zu diesem zählen neben der zuvorkommenden Begrüßung auch die freundliche, aber gründliche Zutrittskontrolle und die kompetente Betreuung von Mitarbeitern, Kunden und Gästen. Weiterhin sind es administrative Tätigkeiten und das Management der Poststelle, mit denen unsere Empfangskräfte unsere Kunden entlasten. Zusätzlich umfassen unsere Empfangsdienste auch den Telefonservice sowie die Vor- oder die Nachbereitung von Konferenzräumen. Ein stimmiges Rundum-Paket also, das wir auf Wunsch auf individuelle Bedürfnisse und Anforderungen anpassen und mit dem unsere Kunden in ihrer Welcome Area für Struktur sorgen. Zudem dienen unsere Empfangsmitarbeiter als Schnittstelle zwischen ihrem Unternehmen und ihren Kunden. Als solche sorgen unsere Empfangstalente für eine angenehme sowie professionelle Atmosphäre, in der sich jeder Gast sofort herzlich willkommen und gut aufgehoben fühlen kann. Denn ebenso wie wir, wissen auch unsere Mitarbeiter: Für den ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.
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