Erfolgreiche Prozessauslagerung: Als Full-Service Backoffice übernimmt die peepz GmbH vollumfänglich die HR-Administration

Die Personalabteilung ist eine wichtige Abteilung innerhalb eines jeden Unternehmens, die sich mit verschiedenen Aspekten des Personalmanagements beschäftigt. Jedoch ist das Personalmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen unter 50 Mitarbeitern oft noch Chefsache, die viele Ressourcen bündelt.

Folgende Tätigkeiten können durch eine virtuelle Assistenz im Rahmen unserer Full-Service Bürodienstleistung übernommen werden:

• Remote Personalverwaltung: Unsere virtuelle Assistenz verwaltet digital die Personalakten Ihrer Mitarbeiter, erstellt Arbeitsverträge sowie Arbeitszeugnisse, stellt Gehaltsabrechnungen aus und verwaltet Urlaubsanträge sowie andere Abwesenheiten. Diese Tätigkeiten gehören zu den grundlegenden Aufgaben der Personalsachbearbeitung.
• Personalbeschaffung: Ihre persönliche virtuelle Assistenz unterstützt Sie bei der Suche und Auswahl von neuen Mitarbeitern. Dazu gehört das Erstellen von Stellenanzeigen, das Sichten von Bewerbungsunterlagen, die Organisation von Bewerbungsgesprächen sowie die Vorbereitung von Vertragsangeboten.
• Personalentwicklung: Auch bei der Planung und Durchführung von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen können Sie auf unser Full-Service Backoffice zählen, um die Kompetenzen und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter stetig zu verbessern.
• Interne Kommunikation: Das alle Mitarbeiter über wichtige Ereignisse, Entscheidungen und Veränderungen innerhalb des Unternehmens informiert sind, ist essenziell. Dies kann über E-Mails, interne Newsletter oder persönlich in Mitarbeiter- oder Abteilungsmeetings erfolgen. Auch diese Aufgaben können im Rahmen der Personalsachbearbeitung durch eine virtuelle Assistenz übernommen werden.

Diese Tätigkeiten sind nur einige Beispiele für die vielfältigen Aufgaben, die im Rahmen unser Full-Service Bürodienstleistungen durch eine virtuelle Assistenz in der Personalabteilung ausführt werden können. Dabei ist es wichtig zu beachten, dass die spezifischen Tätigkeiten je nach Unternehmen und Branche variieren können und wir jede Anfrage individuell betrachten.

Gutes Personal ist schwer zu finden. Stichwort Fachkräftemangel. Umso wichtiger ist es, zuverlässige und engagierte Mitarbeiter langfristig zu halten, neue Mitarbeiter ganzheitlich und strukturiert einzuarbeiten und den gesamten Personalstab vorausschauend und professionell zu betreuen. Die Organisation der Personalabteilung ist somit ein essenzieller Erfolgsfaktor für Unternehmen jeder Art und Größe – diese Erkenntnis hat sich bei uns in den vergangenen Jahren stetig verfestigt. In Gesprächen mit Kunden haben wir allerdings immer wieder festgestellt, dass die notwendigen Ressourcen – sowohl personell als auch administrativ und organisatorisch – für den Auf- oder Ausbau eines repräsentativen HR-Bereichs schlichtweg meist (noch) nicht vorhanden sind. Eine Schnittstelle, an der unser Full-Service Backoffice ins Spiel kommt. Denn mit unserem Remote Backoffice-Service bieten wir kleinen Start-ups, aufstrebenden Agenturen, regional verwurzelten Mittelständlern oder großen Konzernen die Möglichkeit, Kosten, Zeit und Ressourcen einzusparen, ohne unter anderem auf eine strukturierte, bedarfsgerechte und professionell aufgestellte Personalabteilung zu verzichten. Denn hinter unserer Spezialisierung Virtuelle Assistenz verbergen sich keineswegs eine Software oder sprachgesteuerte Roboter, sondern unsere hochqualifizierten Personalsachbearbeiter, die Sie täglich bei der Steuerung und Betreuung Ihrer Mitarbeiter unterstützen können. Dabei immer in unserem Fokus: Qualität, die wir durch einen individuellen Service, geschulte Personalsachbearbeiter und fundierte Expertise tagtäglich garantieren können.

Als die DOSB New Media GmbH im Herbst 2021 aus der ProSiebenSat.1 Media SE ausgegliedert wurde, musste auch die Personalabteilung neu aufgestellt werden. Um wichtige interne Ressourcen zu schonen, entschied sich das Münchner Unternehmen für die Auslagerung der Personalabteilung sowie der vorbereitenden Buchhaltung an unser Full-Service Backoffice.

Aber wer ist die DOSB New Media GmbH überhaupt? Damit unsere virtuellen Assistenten die Kunden so individuell und professionell wie nur möglich betreuen können, arbeiten wir uns detailliert in deren Strukturen, die jeweilige Branche und die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen ein – natürlich stets vertraulich und in Bezug auf die Speicherung von Informationen DSGVO-konform.

Im Falle unseres Neukunden starteten wir mit einer ersten Recherche: Die DOSB New Media GmbH ist mit www.sportdeutschland.tv die größte Web-TV-Plattform für den Breiten- und Spitzensport in Deutschland. Das Unternehmen hat sich auf die Medialisierung von Content-Partnern und den Aufbau hoher Online-Reichweiten durch professionelles Livestreaming von Profi- und Amateursport spezialisiert.

Folgende Anforderungen hat die DOSB New Media GmbH an unsere virtuellen Assistenten im Bereich Personalsachbearbeitung gestellt:

• Vertragsmanagement: Erstellung von Arbeitsverträgen sowie Arbeitszeugnissen, Durchführung von Vertragsänderungen und Überwachung von Vertragsfristen.
• Bewerbermanagement: Verwaltung von Bewerbungen, Überprüfung von Bewerbungsunterlagen, Planung von Vorstellungsgesprächen und Auswahl von geeigneten Kandidaten.
• Personalaktenverwaltung: Pflege von Mitarbeiterakten, Überwachung von Dokumenten und Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen.
• Entgeltabrechnung: Durchführung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Überwachung von Fristen und Abführung von Sozialabgaben.
• Personalentwicklung: Planung und Durchführung von Schulungsmaßnahmen, Förderung von Mitarbeiterentwicklung und Karrieremöglichkeiten.
• Zeitwirtschaft: Überwachung von Arbeitszeiten, Urlaubsplanung und Krankheitsmeldungen.

Wie gingen wir dabei vor? Damit unsere virtuellen Personalsachbearbeiter die Kundenanforderungen remote umsetzen konnten, war es zunächst erforderlich, in enger Zusammenarbeit mit dem Kunden die Personalabteilung zu digitalisieren, um so den gesamten Prozess der Personalbetreuung zu bündeln und strukturierten Zugriff auf alle Prozesskomponenten zu gewährleisten. Hierfür haben wir bei der DOSB New Media GmbH die HR-Software personio implementiert.

Als Implementierungspartner von personio nutzen wir das Tool nicht nur selbst, sondern verfügen noch dazu über die Expertise und den Zugang, damit auch unsere Kunden von den vielen Vorteilen und dem unkomplizierten Handling der Software profitieren können.

Nachdem durch die Digitalisierung der Personalabteilung die Rahmenbedingungen für die virtuelle Zusammenarbeit mit unseren Assistenzen geschaffen wurde, folgte das Briefing und die Einarbeitung unserer Personalsachbearbeiter. Fortan konnten wir die DOSB New Media GmbH mit unserem Full-Service im Bereich Personalsachbearbeitung vollumfänglich entlasten.

Welche Vorteile ergeben sich für Sie und Ihr Unternehmen, wenn Sie Ihren Workflow im Bereich Mitarbeiterbetreuung mit Hilfe unserer Remote Assistenten und einer digitalisierten Personalabteilung optimieren? In Beratungsterminen mit unseren Kunden benennen wir gerne unsere „Top 5“:

1. Kosten: Indem Sie die Personalabteilung ausgliedern und digitalisieren, sparen Sie die Kosten für die Akquise, das Onboarding, die Schulung und die Entlohnung von Fachkräften ein.
2. Kernkompetenzen: Konzentrieren Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und profitieren Sie von einem erhöhten Kapazitätsvolumen Ihrer bestehenden Mitarbeiter, während unsere virtuellen Assistenten die Verwaltung und Betreuung Ihrer Personalabteilung übernehmen.
3. Expertise: Mit unserem Full-Service-Backoffice erhalten Sie Zugang zu einem deutschlandweiten Netzwerk an Fachkräften, die in Sachen Personalmanagement mit Expertise sowie Erfahrung glänzen und Sie dabei unterstützen, Ihre HR-Strategie erfolgreich umzusetzen oder weiterzuentwickeln.
4. Flexibilität: Skalieren und aktivieren Sie Ihre Personalabteilung je nach Bedarf. Wir richten unseren professionellen Büroservice nach Ihren Vorgaben, Wünschen sowie Zielen aus und unterstützen Sie sowohl genau dann, wenn Ihr Unternehmen wächst, als auch dann, wenn Sie Umstrukturierungen vornehmen oder Einsparungen umsetzen.
5. Absicherung: Umgehen Sie mit unserem Backoffice-Service Arbeitsrechtsschutzklagen oder andere rechtliche Komplikationen und verlassen Sie sich auf unsere diskrete, vertrauensvolle und DSGVO-konforme Arbeitsweise.

Ein weiterer Vorteil unserer digitalisierten Full-Service-Bürodienstleistung ist die Automatisierung von Prozessen und die Etablierung von Workflows, dank derer Sie ebenfalls Zeit und Ressourcen einsparen, gleichzeitig aber an Effizienz gewinnen. Zu jenen Prozessen zählt beispielsweise der Employee Self Service. Dieser entspricht einer digitalen Personalakte, auf die jeder Mitarbeiter mit einem eigenen Account Zugriff hat und relevante Informationen sowie wichtige Stammdaten selbstständig einpflegen und jederzeit einsehen kann. Dies hat ein koordiniertes und an einem digitalen Ort gebündeltes Dokumentenmanagement zur Folge. Ein weiteres Feature, welches wir gerne empfehlen: Die Nutzung von Vertragsvorlagen. Für die Bearbeitung dieser stehen Ihnen selbstverständlich unsere Virtuellen Assistenten zur Verfügung. Ebenfalls möglich und eine weitere unserer Empfehlungen: Die Umsetzung eines strukturierten On- sowie Offboardings per Tool. Die von uns als Implementierungspartner genutzte HR-Software personio bietet Ihnen eine sichere und technisch detailliert ausgestaltete Plattform, die unsere virtuellen Personalsachbearbeiter tagtäglich nutzen und ihr Fachwissen sowie ihren Erfahrungsschatz mit Ihnen teilen.